Положение о порядке учета правообладателей, регистрации произведений и прав на них

Из Учетной политики РОО «Авторское Общество «Абырой» от 26 июня 2019 года

1. Система работы отдела распределения

• Учет авторов.

8.1.1 Казахстанские авторы, чьи произведения охраняются авторским правом, за использование которых начисляется гонорар, регистрируются в Абырой - в Авторском отделе.

8.1.2 Авторы регистрируется в Авторском отделе лично либо пересылают документы необходимые для регистрации, в зависимости от места проживания.

8.1.3 После смерти автора на все время действия его авторского права регистрация и весь связанный с нею учет сохраняются в Авторском отделе,

8.1.4 Для регистрации автора необходимы следующие документы:

- договор о передаче своих имущественных прав на управление   заключенный с Абырой (Приложение 1);

- регистрационный лист, заполненный и подписанный автором по установленной форме (Приложение 2);

- документы, предусмотренные настоящей инструкцией как основание для регистрации произведений, заявленных автором (Приложение 3).

8.1.5 На каждого зарегистрированного автора открывается личное дело, которое комплектуется из следующих материалов и документов;

- папки с указанием на ней фамилии, имени и отчества автора, характера его творческой деятельности (драматург, переводчик, автор текста, композитор);

- регистрационного листа автора и заявления о регистрации его произведения;

- документов, подтверждающих его авторство на произведения, указанные в регистрационном листе, а также на произведения, зарегистрированные после заполнения регистрационного листа;

- соавторские соглашения;

- переписки с авторами и различными организациями по всем вопросам, связанным с регистрацией и выплатой гонорара за использование произведений данного автора.1

- произведения в MP3 формате для дальнейшего присоединения в Всемирную базу данных.

8.1.6 Личные дела авторов ведутся в Авторском отделе; дела хранятся в особом шкафу в алфавитном порядке и выдаются заинтересованным организациям и лицам с разрешения Директора Абырой либо его заместителя.

8.1.7 Если зарегистрированный в Абырой автор обращается за получением справки, подтверждающей его регистрацию в Абырой, то такая справка готовится Авторским отделом и подписывается Директором Абырой либо его заместителем.

• Если автор переезжает на постоянное местожительство за рубеж, то его личное дело, карточка регистрации произведений; контрольная карточка выяснения принадлежности произведений и сальдо счета пересылаются на основании личного заявления автора и резолюции Директора Абырой либо его заместителя.
• Личные дела авторов являются документами постоянного хранения при жизни автора и на весь срок действия авторского права наследников, после чего в установленном порядке передаются в архивные органы.
• Авторский отдел ведет в журнале учет вновь зарегистрированных авторов; авторов, переведенных на регистрацию в другую страну; авторов, принятых на регистрацию из других стран, а также умерших авторов.

• Регистрация произведений.
  • Каждое произведение авторов Абырой, за использование которого начисляется авторский гонорар, должно быть зарегистрировано в авторском отделе.
  • Произведения больших форм, независимо от того, являются ли их авторы членами творческих союзов или нет, регистрируются лишь при условии представления автором следующих документов:

- заявления автора о регистрации;

- заверенной театром копии титульного листа или театральной программы данного произведения, либо указания в заявлении, кем и когда произведение издано;

- справки театра о дате первой постановки произведения;

- для регистрации произведения в качестве пьесы в стихах, кроме вышеназванных документов, автор должен представить справку театра, подтверждающую, что более половины текста пьесы изложено в стихотворной форме (рифмованным, белым или свободным стихом);

- если регистрируется производное произведение, возникшее в результате переделки, дополнения, переработки, перевода, инсценировки или иного изменения, охраняемого авторским правом произведения, то кроме вышеуказанных документов авторы таких производных произведений представляют письменное разрешение автора оригинального произведения на переделку, дополнение, переработку, перевод, инсценировку или иное изменение оригинального произведения.

8.2.3 Сопровождающие драматический спектакль музыкальные произведения регистрируются при условии представления следующих документов;

- заявления автора о регистрации с указанием названия пьесы, для которой написана музыка, количества музыкальных номеров данного автора, количества актов, в которых звучит музыка, перечня номеров, принадлежащих другим авторам, названия театра, поставившего пьесу с данным музыкальным сопровождением;

- справки театра о том, что музыка, исполняемая в спектакле, принадлежит данному композитору (композиторам) и звучит в таких-то актах и в таком-то количестве номеров (включая повторы одного и того же произведения), либо рапортички, содержащей кроме перечня музыкальных номеров вышеназванные сведения. Справка театра (рапортичка) представляется самим автором либо уполномоченным представителем Абырой, за которым закреплен данный театр.

• Произведения малых форм регистрируются по заявлениям авторов. В заявлении должна быть указана степень оригинальности произведения (оригинальное, перевод, обработка или аранжировка, а также если перевод, обработка или аранжировка, то чье произведение переведено, обработано или аранжировано). К заявлению прилагаются ноты и тексты регистрируемых произведений. За обработки неохраняемых авторским правом произведений обработчику устанавливается гонорар в размере 50 % от суммы гонорара, причитающегося автору оригинального произведения, подвергшегося обработке. Если в заявлении о регистрации автор указывает жанр произведения, не указанный в инструкции о порядке распределения авторского гонорара, жанр данного произведения приравнивается к одному из имеющихся в этой инструкции путем согласования такого приравнивания с автором произведения.
• Литературные произведения малых форм регистрируются при условии представления следующих документов:

- заявления о регистрации с указанием названия произведения, формы (жанра), степени оригинальности произведения (оригинальное, перевод, обработка, а также если перевод или обработка, то чье произведение переведено или обработано), а также соавторов по данному произведению;

- рукописи произведения.

• Музыкальные произведения малых форм регистрируются при условии представления следующих документов:

- заявления о регистрации с указанием названия произведения, формы (жанра), степени его оригинальности (оригинальное, обработка, аранжировка, а также, если обработка или аранжировка, то чье произведение обработано или аранжировано), а также соавторов по данному произведению;

- нот произведения.

• Хореографические произведения, исполняемые в концертных программах, регистрируются в Абырой при условии представления автором заявления о регистрации хореографии и справки организации, принявшей к исполнению это произведение и подтверждающей авторство на хореографию, либо хореографического текста произведения, выполненного одним из существующих способов записи хореографии.
• Произведения, исполняемые в концертных программах и являющиеся номером эстрадно-циркового (оригинального) жанра, регистрируются в Абырой при наличии следующих документов:

- заявления автора о регистрации этого произведения:

- рукописи сценария, утвержденного художественным советом той организации, которая приняла к исполнению произведение.

• Произведения могут быть зарегистрированы одним из авторов, но с соблюдением порядка регистрации произведений.

Распределение гонорара за созданные в соавторстве произведения производится в соответствии с заключенным между соавторами соглашением, а в случае отсутствия такового - в равных долях между соавторами.

• Регистрация произведений осуществляется путем занесения необходимых сведений о данном произведении в карточку произведений автора (КРПА), а также в зависимости от жанра произведения - в карточку каталога больших форм и малых форм. В эти карточки заносятся все сведения о произведении, предусмотренные формой данной карточки.

В карточку большой формы заносятся сведения не только о самой пьесе, но и сведения о музыке, сопровождающей эту пьесу в театрах, фамилия автора (авторов) музыки, количество музыкальных номеров и актов, сопровождаемых музыкой, а если музыка сборная, то и распределение гонорара между всеми авторами музыки.

• Если автор регистрирует произведение под двумя и более названиями, в карточку регистрации произведений автора записываются все названия данного произведения, а карточки большой формы либо малой формы заводятся на каждое название этого произведения отдельно, но с указанием в каждой карточке в скобках другого (других) названия данного произведения.
• Все карточки хранятся в отдельных для каждых их этих форм картотеках и расставляются в каталожных ящиках картотек в строгом алфавитном порядке: карточки регистрации произведений авторов - по фамилиям авторов, а карточки больших и малых форм - по названиям произведений с соблюдением алфавита от первой до последней буквы.
• Карточки регистрации произведений авторов ведутся в отношении авторов, зарегистрированных в Абырой. Карточки произведений больших и малых форм ведутся на все произведения, принадлежащие авторам, зарегистрированным в Абырой. Регистрация зарубежных авторов производится по месту их постоянного проживания. За произведения зарубежных авторов вознаграждение начисляется на основании данных имеющихся в картотеках Авторского отдела и сведений плательщика и перечисляется через соответствующие авторско-правовые общества.

• Розыск авторов.
  • Авторский отдел обязан в порядке, предусмотренном настоящей инструкцией, вести розыск тех авторов, которые еще не зарегистрированы, по чьи произведения встречаются в расчетных листах или рапортичках, поступающих для разработки.
  • Если в расчетном листе встречается фамилия автора произведения большой формы, не зарегистрированного в Абырой, Авторский отдел направляет письмо театру либо запрос соавтору. В том же порядке осуществляется розыск авторов, не зарегистрированных в системе Абырой, чьи произведения впервые встретились в двух и более рапортичках.
  • Для контроля за ходом розыска авторов в отделе ведется журнал, в котором отмечаются даты и адреса всех запросов, связанных с розыском авторов, даты и содержания ответов на запросы и окончательный результат розыска. Фамилия незарегистрированного автора, впервые встретившегося в рапортичке, вносится в журнал регистрации розыска и открывается на него лицевой счет в бухгалтерии.
  • Если розыск дал положительный результат и местожительство автора установлено, последнему направляются регистрационный лист и соответствующие документы для регистрации автора и произведений. С получением от автора необходимых материалов оформляется регистрация автора и его произведений в порядке, установленном настоящем Регламенте.
  • Если розыск не дал положительного результата и местожительство автора окончательно не установлено, начальник отдела принимает решение о прекращении розыска, о чем делается запись в журнале регистрации розыска, а фамилия такого автора заносится в специальный список авторов, розыск которым прекращен. Этот список хранится в журнале регистрации розыска. Вся переписка, относящаяся к авторам, розыск которых прекращен, подшивается в отдельное дело «Неизвестные авторы, розыск которых прекращен».
  • До направления запросов, связанных с розыском авторов, проверяется отсутствие соответствующей фамилии в объединенном списке зарегистрированных авторов и в списке авторов, розыск которых прекращен.
  • Ежегодно Авторский отдел составляет статистический отчем о розыске новых авторов по следующей форме:

• Выяснение принадлежности произведений
  • Авторский отдел обязан в порядке, предусмотренном настоящей инструкцией, выяснять принадлежность тех встречающихся в расчетных листах и рапортичках произведений, которые еще не зарегистрированы в Абырой, но судя по расчетным листам и рапортичкам принадлежат авторам, зарегистрированным в Авторском отделе. Если произведения (судя по расчетным листам и рапортичкам, поступившим в Абырой принадлежит авторам, зарегистрированным в зарубежных странах, то выяснение действительной принадлежности таких произведений осуществляется по месту регистрации авторов.
  • Если в расчетном листе встречается незарегистрированное произведение большой формы либо сопровождающая пьесу музыка, зарегистрированного в Абырой автора, то такому автору направляется соответствующий бланк-запрос (в отношении произведений больших форм или в отношении музыки, сопровождающей пьесу).
  • Если в рапортичке встречаются незарегистрированные произведения малой формы, зарегистрированного в Абырой автора, то последнему направляется бланк-запрос для регистрации. Для контроля за ходом и результатом выяснения принадлежности произведений больших и малых форм заполняется и ведется контрольная карточка выяснения принадлежности произведений. Контрольные карточки хранятся в специальной картотеке в алфавитном порядке, а после заполнения всех свободных граф и завершения выяснения принадлежности всех занесенных в данную карточку произведений, последняя изымается из картотеки и направляется на хранение в личное дело автора.
  • Направляя автору каждый новый запрос, следует проверить по контрольной карточке данного автора, получены ли ответы на все произведения, по которым ранее сделаны запросы. Если ответы задерживаются, то надо в бланке нового запроса напомнить и об этих произведениях.
  • Если автор подтвердит принадлежность ему произведения, в отношении которого сделан запрос он регистрируется в обычном порядке, а в карточке делается отметка о том, что выяснение закончено.
  • Если автор не признает своим произведение, в отношении которого сделан запрос и дальнейшее выяснение не дает положительных результатов, в контрольной карточке делается отметка о том, что автор отказался от данного произведения и выяснение принадлежности произведения прекращено. Если запрошенный Абырой автор, отказавшись от приписываемого ему произведения, назовет другого действительного автора произведения, в контрольной карточке делается об этом отметка, а уже начисленный первому автору гонорар за данное произведение списывается с его счета на счет второго автора, а после получения от последнего подтверждения о принадлежности ему данного произведения, осуществляется регистрация этого произведения. Если автор не отвечает на два запроса (последний запрос посылается с уведомлением о вручении) в контрольной карточке делается отметка о том, что автору это произведение не принадлежит (произведение неизвестного автора).
  • Переписка, связанная с выяснением принадлежности незарегистрированных произведений, хранится в личном деле того автора, которому направлялись запросы.